【レイアウト】1F執務スペース

現在弊社では、【職場環境改善】に力を入れて取り組んでおります。

ここ数年でユニホームの更新をおこなってきましたが、今度は事務所棟内のレイアウト変更をすることになりました。

レイアウト変更の案が出た当初はこじんまりと1部分の変更予定でした。

ある程度進んだところで、社長に呼ばれて『せっかくだから部分的でなく全体的を見直そう』との話がありました。

社長からの提案を受けてから、通常業務をしながら情報収集の毎日です。

どういう体制にしていくのか、どこから手を入れるかで頭を抱えてしまいました。

社員へのヒヤリングをしたり、社長に相談して少しずつまとめていきました。

まず取り掛かるところは、

≪1F執務スペース≫

10年前に事務所棟を建てて以来、多少の移動はあったもののほぼそのままで使用してきました。

10年もたつと色々なものが蓄積されます。

紙の書類、ほこり、個人の机の上には私物など。

使うかどうかわからないけどいつか使うかもしれない、もったいないからととっておいたものが引き出しの中に詰め込んでありました。

これは、少し時間をかけて個々の片づけが必要です。

10月に下記の内容で今年中に断捨離のお願いをお知らせしました。

・紙の書類はPDFにして電子データで保存

・個々で所有している文具の共有化

・いつか使うからとってあるものは捨てる

・引き出しキャビネットの廃止

大量の廃棄品が予想されたため、分類別に廃棄場所を用意して断捨離が始まりました。

社員の皆さんの協力で断捨離を順調に進めるめながら、

『レイアウトをどうするか』

『どうやって運用していくか』

の課題に直面していました。

『みんなが働きやすく、今よりちょっとおしゃれなオフェス』をコンセプトにのしてみたものの、昭和感がそこかしこに残る『会社の事務所』からの切替は難しい。

そこで、取引先の会社様にお願いしてオフィス見学をさせていただきました。

若手社員中心に見学して、アンケートでアイデアや意見をもらいだんだんと『平和衡機らしいレイアウト』が見えてきました。

『今までは』から脱却して、『これからは』どうしていくかが大切です。

社員の皆さんの希望やアイデアをもとに昨年年末最終日にレイアウト変更がなんとか終わりました。

以前は完全固定席だったので、打合せのときは相手の席までほかの部署の人がはいりこみ、大きな声で話すのが『普通』でした。

でも周りの事務処理や電話応対の妨げになっておいたのも事実です。

そこを解消すべく、南側の日当たりの良い場所にフリースペースを設けました。

事務処理でも打合せでも休憩でも、誰でも利用可能です。

個々が必要に応じて固定orフリーの使い分けができるようになっています。

今のところ細かいルールは作っていません。

社員の皆さんにお願いしたのはただ１点だけです。

『みんなが気持ちよく仕事ができるように、他の人への配慮と心遣いを忘れない』

まだ変更したばかりなので、これから改善・是正が必要になってくると思います。

ひとつひとつ対応しながらより良いオフィスを作ります。